Face à la menace toujours présente de la Covid-19, toutes les activités sont perturbées. Même si le déconfinement a eu lieu et que certains rendez-vous physiques peuvent reprendre, le secteur de l’immobilier revoit ses modes de fonctionnement. Qu’en est-il dans les copropriétés ? Peut-on organiser des assemblées générales et, si oui, selon quelles modalités ? Les contrats de syndic peuvent-ils être renouvelés ? Un petit point sur les règles en vigueur et les pratiques de bonne conduite s’impose !

Assemblées générales : reporter dans la mesure du possible

Dès le début du confinement, des mesures gouvernementales ont été prises pour faciliter la gestion de toutes les personnes morales : dans certains cas, les réunions et conseils d’administration peuvent être organisés sans présence physique des participants. Ceux-ci peuvent utiliser le vote par correspondance ou encore la vidéoconférence et les résolutions circulaires écrites pour prouver la participation de tous.

Cependant, rien dans cette disposition n’atteste que les assemblées générales de copropriétaires sont concernées. Puisqu’il existe une sorte de flou juridique et que nous sommes dans un contexte totalement inédit, il est plus prudent d’attendre avant de convoquer les copropriétaires. 

Les travaux vont devoir attendre la fin du confinement dans la majorité des cas (hormis les projets urgents de sauvegarde qui peuvent être lancés sans autorisation de l’assemblée). Pour les décisions relatives à l’entretien et la réfection des parties communes, la loi autorise le recours à la consultation écrite, ce qui permet d’éviter les rassemblements physiques. Enfin, la convocation pour les assemblées générales annuelles peut être décalée dans les 6 mois suivant la fin de l’année sociale[1].

« La convocation pour les assemblées générales annuelles peut être décalée dans les 6 mois suivant la fin de l’année sociale. »

Les règles à respecter pour les rendez-vous et rassemblements maintenus

Après le déconfinement, les règles en matière de rassemblements physiques se sont légèrement assouplies. Depuis le 22 juin 2020, deux nouvelles lois permettent de définir un cadre juridique dans un contexte d’après crisele gouvernement ne fait plus de distinction entre les rassemblements publics ou privés (avec des personnes du même foyer).

Il devient donc possible de prévoir des réunions de plus de 20 personnes dans un lieu ouvert ou fermé, à condition de respecter certaines règles :

  • Mettez à disposition de chaque participant une place assise assignée ; 
  • Appliquez une distance de 2 mètres entre les personnes ou exigez le port d’un masque pour tous.

Comment organiser des assemblées générales de copropriété face à la Covid-19 ?

Face à ces consignes strictes en matière de rassemblements, les copropriétaires doivent mettre en place un protocole sanitaire strict dès lors qu’ils veulent pouvoir préparer une réunion quelconque.

Afin d’assurer la sécurité de tous, prenez suffisamment de temps pour bien organiser la réunion : même si la situation vous semble urgente, ne prévoyez pas de rendez-vous physiques trop hâtifs ! Dans la mesure du possible, incitez les personnes vulnérables à participer de chez elles  par vidéoconférence.

« Même si la situation vous semble urgente, ne prévoyez pas de rendez-vous physiques trop hâtifs. »

Pour ceux qui viennent à l’assemblée, veillez à ce qu’une place assise soit réservée pour chaque participant, et que les uns et les autres n’échangent pas leur table ou chaise entre deux pauses, portent le masque lors de leurs déplacements dans la salle de réunion par exemple. Équipez-vous de gels ou de solutions hydroalcooliquespour que tout le monde puisse se laver les mains régulièrement, au moins en arrivant et en partant.

Au-delà de ces mesures qui nécessitent un minimum d’anticipation, pensez simplement à rappeler les gestes barrières dès la convocation, pour que chacun respecte les règles de bon sens : utilisez votre propre stylo plutôt que celui d’un autre participant, maintenez une certaine distance en parlant, évitez les embrassades et les poignées de mains et restez chez vous au moindre symptôme. 

[1] https://guichet.public.lu/fr/actualites/2020/mars/20-coronavirus-mesures-tenue-assemblee-generales.html